What is PIPEDA What are the 10 principles of PIPEDA

What is PIPEDA?

The Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and the Canadian Data Protection Act (CDPDA) govern how private sector organizations in Canada collect, use, and disclose personal information in the course of their business activities. It is important because it protects individuals’ right to privacy in an increasingly digital world. It also gives you the right to access and correct your information, in accordance with ten rigorous data protection principles.

Overview of PIPEDA

• Law: Personal Information Protection and Electronic Documents Act – PIPEDA
• Region: Canada
• Signed on: 13-04-2000
• Last modified: 01-01-2004
• Industry: Private and non-profit sector entities in Canada that carry on commercial activities

Personal data under PIPEDA

PIPEDA defines personal data as any information, factual or subjective, that can be linked to an identifiable individual. This includes:

• Basic details: Name, age, identification numbers, address
• Financial: Income, credit reports, loan records
• Sensitive information: Medical records, ethnic origin, blood type
• Reviews: Ratings, comments, disciplinary measures
• Job details: Employee files, work history
• Digital traces: Cookie data, browsing history (with identification)

Key elements of PIPEDA

• Data protection principles: There are ten ethical guidelines for the processing of personal information, including consent, accountability, limitation of collection and individual access.
• Individual rights: It grants individuals the right to access, correct and challenge the use of their personal information.
• Compliance requirements: Organizations must obtain consent, implement safeguards, and report violations.

Data protection principle

These principles form the basis of PIPEDA and serve as ethical guidelines for the handling of personal information. Let’s examine some of them:

• Accountability: Companies must appoint a privacy officer and maintain control over the personal information they process.
• Identifying objectives: The purpose of collecting personal information must be clearly defined and communicated before or during collection.
• Consent: Organizations must obtain explicit consent from individuals before using or disclosing their personal information, with a few exceptions.
• Limitation of collection: Collection must be limited to what is necessary and relevant for the identified purposes.
• Limitation of use, disclosure and retention: Personal information may be used or shared for specified purposes and retained for a reasonable period of time.
• Accuracy: Organizations must take reasonable steps to ensure the accuracy of personal information.
• Safeguards: Appropriate safeguards must be implemented to protect personal information against unauthorized access, use, disclosure, loss, or destruction.
• Openness: Organizations should have policies and procedures regarding their personal information handling practices.
• Individual access: Individuals have the right to access their personal information and request corrections if it is inaccurate.
• Challenging compliance: Individuals may challenge an organization’s compliance with PIPEDA principles through the Office of the Privacy Commissioner of Canada (OPC).

Rights under PIPEDA

• Right of access: Individuals can request access to their personal information held by an organization.
• Right of rectification: Individuals may request the correction of erroneous personal information.
• Right to file a complaint: Individuals may file a complaint with the Commissioner if they suspect non-compliance with PIPEDA.

Who is required to comply with PIPEDA?

PIPEDA applies to various private sector entities in Canada that engage in business activities involving the collection, use, or disclosure of personal data. This includes:

• Businesses of all sizes: From large companies to small businesses and startups, anyone carrying out commercial activities is subject to the law.
• Specific business sectors: Financial institutions, healthcare providers, retailers and telecommunications companies are just a few examples of sectors where compliance is particularly relevant due to the sensitive nature of the data they process.
• Non-profit organizations: If a non-profit organization engages in fundraising activities that involve the collection and use of personal information, it must comply with compliance requirements.

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Exceptions

• Personal information used for personal or journalistic purposes
• Professional contact details intended solely for commercial communication

Regulatory penalties

There are two types of fines: PIPEDA distinguishes between knowing and unknowing violations.

• Knowing violation: Maximum penalty of $100,000 per violation. This penalty applies when an organization was aware of the non-compliance or should have been aware of it due to due diligence.
• Unknowing violation: A maximum penalty of $50,000 per violation. This penalty applies when an organization is unaware of a non-compliance.

Compliance Authority for PIPEDA

The Office of the Privacy Commissioner of Canada (OPC) oversees the application of PIPEDA and investigates complaints. The OPC offers several resources, including guidelines, checklists, and training materials, to help organizations comply with the law.

In conclusion, navigating the complexities of PIPEDA and its constantly evolving amendments can seem daunting. However, by understanding the fundamental principles, your rights, and the compliance requirements, you can empower yourself and your organization to make informed decisions about data privacy and security.

QFP

Does PIPEDA apply to my small business?

Yes, PIPEDA applies to most businesses in Canada, regardless of size, that collect, use or disclose personal information in the course of business activities, with a few exceptions for provincially regulated businesses.

Can I transfer personal data outside of Canada under PIPEDA?

Yes, but with certain restrictions. PIPEDA allows the transfer of personal data outside of Canada only if the recipient country offers adequate protection comparable to Canadian privacy standards or if the individual concerned consents to the transfer.

Can I refuse to provide personal information if a company requests it under PIPEDA?

Yes, individuals can refuse to provide personal information to a company, unless required by law or necessary for the performance of a contract. This underlines the importance of informed consent and control over personal data.

What are the ten principles of PIPEDA?Quels sont les dix principles de la LPRPDE?

Entities subject to PIPEDA that process personal information must comply with ten principles of information fairness. These principles are as follows:Les entités soumises à la LPRPDE et qui traitent des informations personnelles doivent respecter dix principes d’équité en matière d’information. Ces principes sont les suivants:

1. Responsibility Responsabilité
2. Determining the objectives Détermination des finalités
3. consentle consentement
4. Collection limitationLimitation de la collecte
5. Limitation of use, disclosure and retentionLimitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
6. PrecisionPrécision
7. GuaranteesGaranties
8. TransparencyTransparence
9. Individual accessAccès individuel
10. Questioning conformityRemise en question de la conformité

Responsibility Responsabilité

The accountability principle set out in PIPEDA requires companies to designate at least one person responsible for ensuring compliance with this privacy law.Le principe de responsabilité prévu par la LPRPDE exige des entreprises qu’elles désignent au moins une personne chargée de veiller au respect de cette loi sur la protection de la vie privée.

The person designated as the PIPEDA compliance officer must create a simple and easily understandable privacy notice that outlines the ten core principles. They may also be responsible for responding to access requests, assisting with data security audits, and other related tasks.La personne désignée comme responsable de la conformité à la LPRPDE doit créer un avis de confidentialité simple et facilement compréhensible qui présente les dix principes essentiels. Elle peut également être chargée de répondre aux demandes d’accès, de contribuer à la réalisation d’audits de sécurité des données et d’autres tâches connexes.

It is important to ensure that the person designated to ensure compliance with PIPEDA is qualified and has adequate support to perform their duties.Il est important de s’assurer que la personne désignée pour assurer le respect de la LPRPDE est qualifiée et qu’elle bénéficie d’un soutien adéquat pour s’acquitter de ses tâches.

Détermination des finalitésDetermining the objectives

With respect to this principle, Canada’s PIPEDA requires you to clearly define and communicate the reasons why you are collecting a specific type of data. The purpose of this requirement is to ensure that you:En ce qui concerne ce principe, la LPRPDE canadienne exige que vous définissiez et communiquiez clairement les raisons pour lesquelles vous collectez un type spécifique de données. L’objectif de cette exigence est de s’assurer que vous:

1. Inform people of the reasons why their information is being collected.Informer les personnes des raisons pour lesquelles leurs informations sont collectées.
2. take the necessary measures to avoid using the collected data for purposes other than those specifiedprendre les mesures nécessaires pour éviter d’utiliser les données collectées à des fins autres que celles spécifiées
3. Inform consumers if the information collected will be used for a new purpose, allowing you to request new consent for the use of the data for that purpose.informer les consommateurs si les informations collectées seront utilisées pour une nouvelle finalité, ce qui vous permettra de demander un nouveau consentement pour l’utilisation des données à cette fin..

ConsentConsentement

If you are a data controller subject to Canada’s PIPEDA law, you are required to obtain either implied or explicit consent, depending on the circumstances. The consent must be valid. In some cases, implied consent is considered valid, while in others, only explicit consent is considered valid.Si vous êtes un responsable du traitement des données soumis à la loi canadienne PIPEDA, vous êtes tenu de demander un consentement implicite ou explicite, selon les circonstances. Le consentement doit être valable. Dans certains cas, le consentement implicite est considéré comme valable, alors que dans d’autres cas, seul le consentement explicite est considéré comme valable.

It is important to ensure that the individuals concerned are fully aware of the meaning of their consent and that they do not feel coerced or misled in giving it. This includes informing them of the potential risks or significant harm that could result from the collection, use, or disclosure of their personal data.Il est important de veiller à ce que les personnes concernées soient pleinement conscientes de la signification de leur consentement et qu’elles ne se sentent pas contraintes ou trompées dans leur consentement. Il s’agit notamment de les informer des risques potentiels ou des préjudices importants pouvant résulter de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de leurs données personnelles.

In addition, you must record cases where you do not consider it necessary to obtain the user’s consent, particularly when there is a risk of significant harm or when sensitive personal health information is involved.En outre, vous devez consigner les cas où vous ne jugez pas nécessaire d’obtenir le consentement de l’utilisateur, en particulier lorsqu’il existe un risque de préjudice important ou lorsqu’il s’agit d’informations personnelles sensibles en matière de santé.

Collection limitationLimitation de la collecte

It is essential to review your procedures for collecting personal information in order to distinguish between information that is absolutely necessary to collect and information that is not necessary to collect.Il est essentiel de revoir vos procédures de collecte d’informations à caractère personnel afin de faire la distinction entre les informations qu’il est absolument nécessaire de collecter et celles qu’il n’est pas nécessaire de collecter.

This distinction is important because the fourth principle of Canada’s PIPEDA requires that your organization collect only the information strictly necessary and consistent with the purposes for which your users have given their consent. This includes being mindful of the collection of sensitive personal health information and ensuring that such collection is justified and appropriate for the intended purposes.Cette distinction est importante car le quatrième principe de la LPRPDE canadienne exige que votre entreprise ne recueille que les informations strictement nécessaires et conformes aux fins pour lesquelles vos utilisateurs ont donné leur consentement. Il s’agit notamment d’être attentif à la collecte de renseignements personnels sensibles sur la santé et de s’assurer que cette collecte est justifiée et appropriée aux fins prévues.

Limit use, communication and storageLimiter l’utilisation, la communication et la conservation

To comply with PIPEDA, you must develop policies and guidelines that ensure you only use consumer information for purposes consistent with what your users have consented to.Pour vous conformer à la LPRPDE, vous devez élaborer des politiques et des lignes directrices qui garantissent que vous n’utilisez les renseignements sur les consommateurs que pour des raisons conformes à ce à quoi vos utilisateurs ont consenti.

Similarly, you must implement policies regarding the retention period for this data. Ideally, this period should not exceed the time necessary to achieve the stated objectives of the data collection.De même, vous devez mettre en place des politiques concernant la durée de conservation de ces données. Idéalement, cette durée ne devrait pas dépasser le temps nécessaire à la réalisation des objectifs déclarés de la collecte.

Conversely, if you use this data to draw conclusions about a user, you are required to retain this information for a period long enough to allow the user in question to review it.Inversement, si vous utilisez ces données pour tirer des conclusions sur un utilisateur, vous êtes tenu de conserver ces informations pendant une période suffisamment longue pour permettre à l’utilisateur en question de les examiner.

PrecisionPrécision

Under this principle, you must ensure that all personal information you collect is accurate, complete and kept up to date as needed.En vertu de ce principe, vous devez veiller à ce que toutes les informations personnelles que vous recueillez soient précises, complètes et mises à jour en fonction des besoins.

Compliance with PIPEDA requirements in Canada in accordance with this principle depends on how you use the information you collect.Le respect des exigences de la LPRPDE au Canada conformément à ce principe dépend de la façon dont vous utilisez les informations que vous recueillez.

Ideally, you should ensure that the information you use to make inferences about users is up to date in order to minimize the risk of making decisions about people using inaccurate data.Idéalement, vous devez vous assurer que les informations que vous utilisez pour faire des déductions sur les utilisateurs sont mises à jour afin de minimiser le risque de prendre des décisions sur des personnes en utilisant des données inexactes.

GuaranteesGaranties

Considered one of the most important principles of Canada’s PIPEDA, you must ensure that the information you collect is protected against unauthorized access, theft, copying or modification.Considéré comme l’un des principes les plus importants de la LPRPDE canadienne, vous devez veiller à ce que les informations que vous recueillez soient protégées contre l’accès non autorisé, le vol, la copie ou la modification.

It is important to note that user information security is essential even when you are disposing of documents.Il est important de noter que la sécurité des informations des utilisateurs est essentielle même lorsque vous éliminez des documents.

The level of protection must be proportionate to the sensitivity of the information collected. Data protection measures may include physical access barriers, such as passwords, organizational measures, such as granting access to specific staff members, or technological approaches, such as encryption.Le niveau de protection doit être proportionnel à la sensibilité des informations collectées. Les mesures de protection des données peuvent inclure des barrières d’accès physiques, telles que des mots de passe, des mesures organisationnelles, telles que l’octroi d’un accès à des membres spécifiques du personnel, ou des approches technologiques, telles que le cryptage.

TransparencyTransparence

This principle requires you to inform users about how you collect, process, and store their data. You must provide information about your personal data policies and processes in your privacy policy.Ce principe vous oblige à informer les utilisateurs de la manière dont vous recueillez, traitez et stockez leurs données. Vous devez fournir des informations sur vos politiques et processus en matière de données personnelles dans votre politique de confidentialité.

In addition, you must provide the name and contact details of the person you have designated to facilitate compliance with PIPEDA.En outre, vous devez indiquer le nom et les coordonnées de la personne que vous avez désignée pour faciliter le respect de la LPRPDE.

In addition, you are required to provide users with information on how they can access the data you have collected about them and how you share it.En outre, vous êtes tenu de fournir aux utilisateurs des informations sur la manière dont ils peuvent accéder aux données que vous avez collectées à leur sujet et sur la manière dont vous les partagez.

Individual accessAccès individuel

If a person submits a written request concerning their personal data, you must respond by stating whether you have collected data about them, the type of data collected, how it has been used, and the third parties who have had access to it.Si une personne présente une demande écrite concernant ses données à caractère personnel, vous devez répondre en indiquant si vous avez collecté des données à son sujet, le type de données collectées, la manière dont elles ont été utilisées et les tiers qui y ont eu accès.

Furthermore, this principle of PIPEDA requires you to allow individuals to determine whether the data you hold about them is inaccurate or incomplete. If they identify inaccuracies or incompleteness, you must allow them to correct or update the information.En outre, ce principe de la LPRPDE exige que vous permettiez aux personnes de déterminer si les données que vous détenez à leur sujet sont inexactes ou incomplètes. Si elles identifient des inexactitudes ou des incomplétudes, vous devez leur permettre de corriger ou de mettre à jour les informations.

In essence, you are required to provide a full response within 30 days of receiving the initial request.En substance, vous êtes tenu de fournir une réponse complète dans les 30 jours suivant la réception de la demande initiale.

Challenging compliance with the lawContestation du respect de la loi

The tenth principle of Canada’s PIPEDA requires you to establish procedures for receiving, reviewing and processing complaints of non-compliance with the law.Le dixième principe de la LPRPDE canadienne exige que vous établissiez des procédures de réception, d’examen et de traitement des plaintes pour non-respect de la loi.

As a general rule, you must investigate the complaint and take the necessary action if you believe it is justified. This may involve changing your policies or procedures.En règle générale, vous devez enquêter sur la plainte et prendre les mesures nécessaires si vous estimez qu’elle est fondée. Cela peut impliquer la modification de vos politiques ou de vos procédures.

Next, you must inform the complainant of the measures taken and indicate the steps they can take if they are not satisfied with your response to the complaint.Ensuite, vous devez informer le plaignant des mesures prises et lui indiquer les démarches qu’il peut entreprendre s’il n’est pas satisfait de votre réponse à la plainte.

It is important to inform consumers about how they can challenge compliance with the privacy policy.Il est important d’informer les consommateurs sur la manière dont ils peuvent contester le respect de la politique de protection de la vie privée.

How does PIPEDA compare to other data protection laws around the world?Comment la LPRPDE se compare-t-elle aux autres lois sur la protection des données dans le monde?

PIPEDA is a comprehensive law on the protection of personal information. When compared to other data protection laws around the world, it presents both similarities and differences.La LPRPDE est une loi complète sur la protection des renseignements personnels. Lorsqu’on la compare à d’autres lois sur la protection des données dans le monde, on constate qu’elle présente à la fois des similitudes et des différences.

In the global landscape, there are two general trends in data protection: one established by the European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR) and the other established by the few US state laws we have so far, most notably California’s CCPA.Dans le paysage mondial, il y a deux tendances générales en matière de protection des données : l’une établie par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne et l’autre établie par les quelques lois des États américains que nous avons jusqu’à présent, plus particulièrement la CCPA de la Californie.

Regarding individual consent requirements, PIPEDA is closer to the GDPR. It does not require explicit consent in all cases, but most online interactions with users would require some form of consent.En ce qui concerne les exigences en matière de consentement individuel, la LPRPDE se rapproche davantage du RGPD. Elle n’exige pas un consentement explicite dans tous les cas, mais la majorité des interactions en ligne avec les utilisateurs nécessiterait une forme de consentement.

This distinguishes it from the exclusion framework in data protection law, but the two laws share similarities in terms of applicability. PIPEDA only applies to the collection, use, or disclosure of personal information in the course of commercial activities. This means that if the data was not collected in the course of commercial activities, it does not fall within the scope of PIPEDA.Cela la différencie du cadre d’exclusion présent dans la loi sur la protection des données, mais les deux lois présentent des similitudes en termes d’applicabilité. La LPRPDE ne s’applique qu’à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels dans le cadre d’activités commerciales. Cela signifie que si les données n’ont pas été collectées dans le cadre d’une activité commerciale, elles n’entrent pas dans le champ d’application de la LPRPDE.

If you have any doubts about how PIPEDA applies to your organization, we recommend consulting our comprehensive compliance guide to learn more about Canada’s PIPEDA and ensure your business meets its data protection obligations. You can also find out how to create a PIPEDA-compliant cookie banner.Si vous avez des doutes quant à l’application de la LPRPDE à votre organisation, nous vous recommandons de consulter notre guide de conformité complet pour en savoir plus sur la LPRPDE du Canada et vous assurer que votre entreprise respecte ses obligations en matière de protection des données. Vous pouvez également découvrir comment créer une bannière de cookies conforme à la LPRPDE.

What is GDPR?